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Témoignage

«Décentraliser les mises à jour pour la pertinence et la réactivité de la diffusion de l'information...»
Sophie COLLION, graphiste & responsable de la gestion du site Intranet au CHU d'AMIENS

Le CHU D'AMIENS est un établissement public de santé composé de 4 sites : l'Hôpital Nord, l'Hôpital Sud, le Centre Saint-Victor et le Centre de Gynécologie Obstétrique.
Comment est organisée la gestion du site Intranet ?

«Je suis l'administratrice principale du site et pour le moment 6 grandes structures font des mises à jour régulières :

- Documentation
- Recherche Hospitalière et Universitaire
- Espace Ethique Hospitalier
- Direction de la Qualité et de l'Evaluation des Performances
- Pôle Investissements et Logistique
- COMEDIMS (Comité du Médicament et des Dispositifs Médicaux Stériles)

Nous ouvrons les rubriques au fur et à mesure : nous organisons d'abord des réunions avant leur lancement pour notamment s'accorder sur l'arborescence, nous formons en interne les utilisateurs à I-Maj, ceux-ci s'approprient en général facilement la solution.

On leur laisse ensuite complètement la main sur la gestion de la rubrique pour qu'ils soient autonomes et réactifs dans la mise-à-jour des contenus.»

Quelles fonctionnalités d'I-MAJ utilisez-vous le plus souvent ?

«En tant qu'administratrice d'I-MAJ, je porte une attention particulière aux statistiques d'accès du site. Après la mise en place d'I-MAJ, il y avait environ 45000 pages vues par mois. Depuis les visites se sont stabilisées à environ 30000 pages par mois. Je fais attention à ces éléments afin de pouvoir apporter des actions correctives en cas de désertion de certaines rubriques par exemple.

Le module sondage nous sert également à récolter les opinions des employés et à avoir ainsi une remontée d'information qui nous permet d'améliorer certains processus.»

A quel besoin spécifique a notamment répondu I-MAJ ?

«Notre CHU est une véritable ville : de multiples informations différentes et transversales y transitent et l'intranet a pour fonction de coordonner et de diffuser cette information. Le type d'information est varié :

- Actualités (Manifestations scientifiques, évènements sportifs et culturels...)
- Organigrammes, composition des instances, comptes-rendus de réunion
- Documents institutionnels (Chiffres clés, Projet d'établissement...)
- Programme de formation, supports de cours
- Petites annonces
- Etc.

Notre intranet collige également les différentes applications qui sont utilisées tous les jours par les différents profils au sein du portail : annuaire en ligne, informatisation du dossier patient, GED (gestion électronique de documents)...

I-Maj a donc permis de centraliser toutes les sources d'information et applications au sein d'un même portail mutualisé tout en permettant à tout type d'utilisateur de contribuer aux différents contenus

Avez-vous déjà eu affaire au support technique ?

«Lors de la mise en place du site, nous avons rencontré quelques soucis techniques qui ont vite été résolus par l'équipe support de Solstys. Celle-ci a été rapide et efficace, nous en avons toujours été très contents.»
Le CHU d'Amiens a fait appel à Solstys et sa solution de gestion de contenu I-MAJ pour motoriser son site Intranet, à la fois outil de travail collaboratif et outil d'information indispensable au bon fonctionnement d'une organisation complexe comme le CHU.

Nous avons interrogé Sophie COLLION, graphiste online et offline au sein du service de communication du CHU D'AMIENS, en charge de la gestion du site intranet, pour comprendre les besoins initiaux qui ont poussé le CHU à changer de système Intranet, et récolter ses impressions par rapport à l'utilisation au quotidien de la solution.

Besoin initial

«Le site intranet dont nous disposions à l'origine avait été développé en interne en HTML : les pages étaient fixes, la charte graphique et la mise en page n'étaient pas homogènes sur l'ensemble du site et pour finir, nos employés se perdaient dans le menu de navigation et ne trouvaient donc pas facilement l'information recherchée.

L'Intranet mourrait lentement dans la mesure où il n'était plus mis-à-jour par les contributeurs ni consulté par le personnel.

Le besoin s'est vite fait ressentir de changer complètement le système de gestion de l'intranet afin d'apporter d'une part la cohérence et l'homogénéité qui manquaient jusqu'à présent mais aussi la réactivité et la mobilisation de tous autour de cet outil.

Pouvoir décentraliser les mises à jour était impératif pour la pertinence et la réactivité de la diffusion de l'information. Par ailleurs, cela allait permettre de soulager le service communication qui conçoit et gère en plus de l'intranet d'autres supports d'informations (journal interne, fiches infos patient, affiches...).

Il y a énormément de personnes sur le site, plus de 3000 postes sont connectés en permanence. Le métier premier des employés du CHU est de soigner les patients et d'être à leur écoute, il fallait donc que la solution soit facile à utiliser et permette à tous (visiteurs comme utilisateurs) de gagner du temps.

L'objectif de l'intranet est donc de faciliter la communication entre les personnes dans cette mini-ville mais aussi de les aider à mieux travailler tous ensemble.

Un outil de gestion de contenu et de gestion des utilisateurs s'est donc révélé indispensable pour atteindre ces différents objectifs : gagner en réactivité et en efficacité.»

Choix de la solution

«Nous avons lancé un appel d'offre auquel 5 sociétés ont répondu. Nos critères de sélection étaient les suivants : le prix en premier lieu, la facilité d'utilisation adaptée aux différentes populations qui composent le CHU et enfin la qualité du contact avec le fournisseur

Solstys nous a fourni avec I-Maj la meilleur alternative en termes de facilité d'utilisation et de prix. Le contact avec le démonstrateur a été de plus très positif.»
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